Direct naar de inhoud.

Breng het event bij je publiek

4 minuten leestijd

Events organiseren, daar worden we enthousiast van.
Maar hoe doe je dat in deze Corona-tijd waarin niemand bij elkaar kan komen óf alleen in kleine groepjes? Al snel wordt gedacht dat (zakelijke) evenementen op dit moment onmogelijk zijn. Maar niets is minder waar. Ook in deze tijd is een event een heel belangrijk communicatiemiddel dat niet mag worden vergeten. Ons advies; breng het event bij je publiek in plaats van andersom.

"Breng het event bij je publiek in plaats van andersom"
Lydia

Lydia
Communicatieadviseur

Breng het event bij je publiek

Start goed! Bepaal eerst je doel

Voordat je lukraak een event type uitkiest, is het belangrijk om eerst na te gaan wat je doel voor het event is en waar de doelgroep die je wilt aanspreken het beste te bereiken is. Is je doel kennis delen? Dan is een webinar heel geschikt. Wil je juist echt sfeer laten proeven? Kies dan voor een compleet virtuele event ervaring. Kan het event deels fysiek plaatsvinden? Dan kun je ook kiezen voor een hybride vorm waarbij een deel van het publiek aanwezig is en de rest via een livestream kan meekijken. We leggen je kort iedere vorm uit:

 

1. Organiseer een webinar
Ze popten een jaar geleden massaal uit de grond; webinars. Een ideale vervanging nu live workshops en trainingen niet mogelijk zijn. Bij een webinar geef je als het ware online een presentatie over een specifiek onderwerp. Deelnemers melden zich van tevoren aan voor jouw webinar en volgen de presentatie achter hun eigen computer, tablet of mobiel. Ze kunnen jou zien en met je communiceren via de chat. Zo kun je zowel je boodschap goed overbrengen naar je publiek en de interactie aangaan. Tip: zorg er wel voor dat je webinar niet te lang duurt. Voor je publiek is het lastig om zich lang te focussen op een beeldscherm. Hou het dus kort, maximaal een uur.

Ook wij hebben ons eraan gewaagd! We organiseerden vorig jaar een reeks van 10 webinars. En het werkt. Een webinar is een mooi platform om je kennis met de doelgroep te kunnen delen.

 

2. Combineer offline en online in een hybride event
Kan jouw event deels fysiek plaatsvinden? Dan kun je kiezen voor een hybride event. Bij een hybride event vindt een offline evenement plaats, dat online live wordt gedeeld. In sommige gevallen kan een deel van het publiek een event zelfs fysiek bijwonen, terwijl de grotere groep online aansluit. Je kunt op verschillende manieren zorgen voor betrokkenheid en interactie van de doelgroep bij het event, zowel online als offline.

Zo organiseerden we dit jaar de open dagen op middelbare scholen als CS Vincent van Gogh, Dollard College en Ubbo Emmius digitaal. Door de corona maatregelen was een open dag op locatie, die normaliter in januari aangeboden wordt, helaas niet mogelijk. Om groep 8-leerlingen en hun ouders/verzorgers toch kennis te laten maken met het scholingsaanbod en de locaties kozen we voor een speciaal online platform. Tijdens de online open dagen konden de bezoekers verschillende digitale klaslokalen (break-outs) bezoeken om voorlichting te krijgen, sfeer te proeven en leuke activiteiten te volgen.

 

3. Een interactieve virtuele event ervaring
Wil je helemaal out-of-the-box denken en een hele toffe online-ervaring neerzetten? Denk dan aan een complete interactieve, virtuele, 3D opzet. Dit klinkt misschien next level, maar hiermee zet je als geen ander een sfeer neer om nooit te vergeten! Je kunt bij een virtueel event meerdere presentaties, opdrachten, virtuele to-do’s, spelletjes, filmpjes en wat je ook maar wil naast elkaar laten lopen en per ‘ruimte’ een opzet vastleggen. Je ontwerpt een complete 3D-wereld waarin mensen zich kunnen voortbewegen. Net echt dus!

Voor CS Vincent van Gogh hebben wij voor alle medewerkers onlangs zo’n online event georganiseerd. In overleg met de opdrachtgever hebben wij de focus op interactie gelegd omdat het voor medewerkers lastig is om elkaar net zoveel te spreken als vóór de corona crisis. Je komt elkaar tenslotte niet meer zomaar tegen in de gangen voor een praatje. Tijdens de digitale bijeenkomst konden kleine groepen medewerkers in break-out sessies met elkaar in gesprek over allerlei stellingen. Zo vond een leuke interactie plaats. Om óók een bijzondere sfeer neer te zetten, is in samenwerking met een partner een virtuele omgeving ontworpen. Zo was iedereen toch weer een beetje samen in het klaslokaal!

 

De voordelen van een online event op een rijtje

In veel gevallen gaat er niets boven een fysiek evenement, maar een online event heeft (ook na de crisis!) grote voordelen. Wij noemen er een paar:

  • Er is bij een online event een lagere drempel dan bij het bijwonen van een fysieke bijeenkomst: niemand hoeft je te zien, het is (vaak) gratis of goedkoper, de tijd is duidelijk afgebakend en je kunt gemakkelijk deelnemen vanuit je eigen huis (of iedere andere locatie). Zo bereik je vaak een groter publiek.
  • Je kunt je bedrijf profileren als expert op het onderwerp waarover jouw event over gaat.
  • Een digitaal event wordt (bijna altijd) opgenomen, daardoor kun je het ook na die tijd nog heel groots delen op social media, website, in je nieuwsbrief en andere communicatiemiddelen. Ook kun je delen uit het event losknippen en als losse video’s gebruiken en inzetten. Hierdoor kun je ook meer reclame maken voor het event (of de opvolging daarvan).
  • Je kan bij een online event een duidelijke opvolging geven doordat je alle emailadressen hebt ontvangen bij de aanmelding. Zo kun je deelnemers bijvoorbeeld naderhand een follow-up nieuwsbrief te versturen.
  • En; het is duurzaam. Zo draag je ook een steentje bij aan het milieu doordat mensen niet hoeven te reizen

 

Op zoek naar een Puuridee?
De mogelijkheden zijn eindeloos. Met jouw dromen of ideeën. Misschien loop je vast of loop je over van ideeën. Wil je graag tegen iemand aanpraten of samen brainstormen? Wij helpen je graag om je gedachten te ordenen en meer te bereiken!

Neem contact met ons op!

Download

De checklist om je evenement aan te kondigen

De checklist die je niet mag missen!

Download checklist
*
Waar kunnen we je mee helpen?
Project starten

Een project starten
BIj jullie team komen starten

Bij jullie team komen
Een bericht achterlaten

Een bericht achterlaten